Scrivere un comunicato stampa efficace è di fondamentale importanza nel contesto di una strategia di marketing. Come noto, questo tipo di contenuto è uno strumento indispensabile per un progetto di comunicazione, dal momento che consente alle aziende di far conoscere i propri servizi e i propri prodotti, ma anche di fornire aggiornamenti e notizie. Come scrivere un comunicato stampa che lasci il segno, dunque? La prima preoccupazione deve essere quella di fornire un contenuto che sia appetibile e degno di nota, tale da suscitare interesse presso i mezzi di comunicazione che poi dovranno comunicare la notizia.
Come si confeziona il contenuto
È chiaro che un comunicato stampa deve essere strutturato in modo da convincere chi lo riceve a riproporne in parte o totalmente i contenuti. Per questo motivo è fondamentale avere da raccontare qualcosa di importante e di nuovo. Ipotizzando, per esempio, di voler redigere un comunicato per un’azienda che intende far conoscere un servizio o un prodotto, sarebbe un errore riportare semplicemente delle informazioni a proposito di quel servizio o di quel prodotto, oppure elencarne i vantaggi.
Quel che serve, invece, è una notizia confezionata con cura e in grado di catturare l’attenzione dei media, affinché questa possa essere pubblicata dal maggior numero di testate possibili. Per un comunicato stampa esempi e modelli non mancano sul web, ma prima di mettersi a scrivere è bene domandarsi a chi la notizia può interessare, quali problemi permette di risolvere e quali vantaggi può arrecare.
Lo schema anglosassone delle 5 W
I servizi e i prodotti non devono mai essere al centro della notizia che si riporta in un comunicato stampa, in quanto l’attenzione deve essere focalizzata sulle persone. Non va mai dimenticato, poi, il famoso schema delle 5 W, che è quello del giornalismo anglosassone. Who: chi è il personaggio o chi sono i personaggi coinvolti. What: che cosa è successo, quale azione è stata compiuta dai personaggi in questione. Where: dove è successo il fatto. When: quando è accaduto il tutto. Why: per quali motivi è successa la storia. Sono queste le informazioni basilari che non possono mai mancare in un comunicato stampa.
La piramide invertita
Sapere a chi inviare un comunicato stampa è utile per organizzare meglio la sua redazione. Oltre ai giornalisti, infatti, altri possibili destinatari dei comunicati sono, al giorno d’oggi, i blogger e gli influencer. Il consiglio è comunque quello di strutturare il contenuto usando la cosiddetta piramide invertita, e cioè scrivendo all’inizio le informazioni principali. Il titolo deve essere breve ma chiaro, tale da riuscire a favorire subito la comprensione della notizia.
Dopodiché c’è il sommario, che è un sottotitolo che in un paio di frasi al massimo sintetizza tutta la storia. La prima parte del contenuto deve illustrare la notizia e far capire perché è importante, mentre nella seconda parte si può approfondire con i vari dettagli relativi alle modalità di svolgimento, al tempo, alla location, e così via. Una terza parte può essere dedicata alle citazioni, con le dichiarazioni e i pareri delle persone. In conclusione, è necessario fornire eventuali link di approfondimento e riferimenti, insieme con un call to action.
L’importanza del titolo
Ovviamente i comunicati stampa differiscono in base al tipo di contenuto: capire come scrivere comunicato stampa evento è diverso dalla redazione di un comunicato che riguarda il lancio di un prodotto sul mercato o il debutto in politica di un personaggio famoso. Un denominatore comune, però, deve essere l’efficacia del titolo, strutturato in modo da riuscire a conquistare l’attenzione.
Questo è un aspetto da cui non si può prescindere: se il titolo non convince a proseguire la lettura, è molto probabile che il comunicato venga snobbato da parecchi destinatari. Il titolo deve racchiudere il cuore della notizia, che poi può essere riassunta nel sottotitolo, dove vengono fornite informazioni più complete.
Lo stile di un comunicato stampa
Chi scrive il comunicato stampa deve prestare attenzione tanto al contenuto quanto alla forma: lo stile, infatti, è un aspetto che non può per nessun motivo essere trascurato. In termini pratici, questo vuol dire usare frasi semplici e brevi, evitando il gergo tecnico e più in generale le parole troppo complicate. Tutte le informazioni fornite devono essere controllate e ricontrollate, così come le cifre e i dati che si è interessati a comunicare.
Il testo va sempre riletto alla ricerca di errori: non ha senso preoccuparsi del comunicato stampa cosa contiene se poi ci sono refusi o svarioni grammaticali. Tra l’altro, può capitare che il comunicato venga direttamente copiato e incollato, e ciò vorrebbe dire pubblicare una notizia con uno o più errori. Gli esperti del settore hanno definito il cosiddetto modello dell’Abc, secondo il quale un comunicato non può non essere accurato, breve, chiaro.
Quali informazioni vanno inserite in un comunicato stampa
È buona norma riportare all’interno del comunicato stampa alcune citazioni o delle dichiarazioni provenienti dai personaggi a cui la notizia fa riferimento. In questo caso le loro frasi devono essere messe tra virgolette, e i media che pubblicheranno la notizia non potranno modificarle. È essenziale che si tratti di dichiarazioni con un contenuto corposo e che siano interessanti per chi legge.
Fra le altre informazioni che non possono mancare in un comunicato, poi, ci sono quelle di contatto: vale a dire nome e cognome, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica dell’addetto dell’ufficio stampa che ha inviato il contenuto. Occorre, poi, riportare il link del sito aziendale (o comunque del sito del committente del comunicato), insieme con i riferimenti ai profili social, se esistenti.
Quanto deve essere lungo un comunicato stampa: breve è meglio
La lunghezza eccessiva non è mai amica del buon esito di un comunicato stampa: essere sintetici non è un difetto ma una dote, perché consente a chi legge di cogliere subito il nocciolo del contenuto. I testi troppo lunghi rischiano di essere cestinati dai giornalisti che li ricevono: in una marea di parole, inoltre, c’è il rischio che il concetto più importante si perda e venga snobbato dal lettore.